Tugas Seorang Sekretaris Medis

Pada prinsipnya seorang sekretaris mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan tulis-menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang. Fungsi sekretaris pada dasarnya adalah meringankan tugas pimpinan dan membantu agar pimpinan tidak terlalu terlibat dengan tugas-tugas yang bersifat rutin dan operatif, dengan demikian pimpinan dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas manajerial saja.

 Secara garis besar fungsi sekretaris adalah sebagai berikut :

Meringankan tugas pimpinan

Menangani informasi untuk pimpinan

Menjadi jembatan penghubung

Tugas rutin seorang sekretaris adalah tugas-tugas yang harus dikerjakan tanpa menunggu instruksi dari pimpinan begitu pula seorang sekretaris medik yang bertanggung jawab terhadap seorang dokter, selain melakukan tugas rutin seorang sekretaris medik juga dapat melakukan tugas-tugas yang dapat dikelompokkan menurut jenisnya.

 Tugas-tugas itu adalah:

- Tugas perkantoran seperti, menangani surat-surat masuk dan keluar, mengetik surat, memfile dan mengindeks surat

- Tugas resepsionis seperti menerima telephone dan menjawab telephone serta mencatat pesan-pesan, menerima pasien, mencatat janji-janji untuk pimpinan.

- Tugas keuangan, seperti menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut, mencatat biaya dan pembayaran pasien.

- Tugas sosial seperti mengatur penyelenggaraan resepsi untuk acara kantor pimpinan beserta pengurusan undangan

- Tugas insidentil, seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, membuat ikhtisar dari berita-berita, mempersiapkan rapat dan perjalanan dinas.

Dalam melakukan tugas sehari-hari, seorang dokter memerlukan bantuan dari orang lain yang dapat dipercaya untuk melakukan tugas-tugas yang tidak berhubungan dengan bidang medis, dan dalam kehidupan sehari-hari jadwal seorang dokter sudah dipadati dengan masalah pasien dan keluarga pasien oleh sebab itu sudah sewajarnya masalah yang tidak berhubungan dengan bidang medis itu ditangani oleh orang yang dapat mengerjakan dengan baik dan benar serta sudah mendapat kepercayaan dari dokter yang bersangkutan.

 Beberapa hal yang biasa dilakukan sekretaris medik dirumah sakit antara lain:

1. Melakukan tugas kesekretarisan setiap hari kerja untuk melanyani profesi manajemen rumah sakit.

2 Membuat surat resmi

3 Mengisi medical record untuk pasien rawat jalan dan rawat inap. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnase, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

4. Melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pengarsipan surat/filling merupakan suatu seni pengaturan dan menyimpanan warkat atas dasar sistem penataan tertentu, sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

5. Pemberian informasi mengenai pelayanan medik pada pasien rawat jalan. Pemberian informasi mengenai pelayanan dirumah sakit tidak hanya diberikan kepada pasien, tetapi juga diberikan kepada keluarganya, pengunjung ataupun sesama petugas dirumah sakit.

6. Melakukan pembukuan keuangan klinik rawat jalan Membuat pembukuan keuangan klinik rawat jalan atau dokter praktek pada suatu rumah sakit merupakan hal yang sangat penting. Hal ini disebabkan karena proses pembukuan keuangan merupakan proses pertama yang terjadi didalam sistem akuntansi.

7. Membantu dokter melakukan pemeriksaan pasien rawat jalan. Seorang sekretaris medik juga dapat membantu dokter dalam melakukan pemeriksaan pasien rawat jalan yang fungsinya adalah untuk meningkatkan efektivitas pekerjaan dokter dalam pelayanan kesehatan.sehingga memberikan kepuasan yang optimal bagi pasien.

source click here